করোনার কারণে ইদানিং বেশির ভাগ মিটিং হচ্ছে অনলাইনে। শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের ক্লাস, সেমিনার, সিম্পোজিয়াম,প্রশিক্ষণ, টকশো সবকিছু এখন অনলাইন নির্ভ র। মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করে একটু আগে থেকেই সবাইকে জানিয়ে রাখলে ভালো। আগে থেকেই আলোচ্যসূচি বা বিষয় সম্পর্কে জানিয়ে রাখা উচিত সভায় অংশগ্রহণকারীদের। সাধারণ যেকোন মিটিংয়ের মত অনলাইন মিটিংয়ের ক্ষেত্রে ও শিষ্টাচার মেনে চলা জরুরি। নিম্নে এরকম কিছু শিষ্টাচারের ব্যাপারে আলোকপাত করা হলো।
অনলাইন মিটিংয়ে কী করা উচিত আর কী করা উচিত নয়
যা করবেন
* পেশাদার আচরণ করুন।
* মিটিংয়ের আগেই ইন্টারনেট সংযোগ, আপনার যন্ত্রের মাইক্রোফোন, ক্যামেরা সব ঠিক আছে কি না, দেখে নিন।
* হেডফোন বা এয়ারফোন ব্যবহার করলে অন্যরা আপনার কথা স্পষ্টভাবে শুনতে পাবেন।
* ফোনের রিংটোন বন্ধ করে রাখুন।
* নিজে যখন কথা বলছেন না, তখন মাইক্রোফোন নীরব (মিউট) করে রাখুন।
* কথা বলতে চাইলে প্রথমে হাত তোলা বা নক করার মতো কোনে অপশনের সাহায্য নিন (মিটিংয়ে ব্যবহৃত সফটওয়্যারে এ ধরনের যে অপশন রয়েছে)।
* ভিডিও কলে মিটিং হলে আপনি ক্যামেরা থেকে কত দূরে বসলে এবং মিটিংয়ের সময় ঘরের আলোর উৎসের কোন দিকে বসলে ঠিকভাবে আপনাকে দেখা যাবে, আগেই ঠিক করে রাখুন।
* সভা শেষে এর সারসংক্ষেপ (সিদ্ধান্ত, কর্মপরিকল্পনা প্রভৃতি) সবাইকে পাঠিয়ে দেওয়ার রীতিটাও মেনে চলা উচিত।
যা করবেন না
এমন কোথাও বসে মিটিং করবেন না, যেখানে বিঘ্ন ঘটতে পারে। ঘরের দরজা আটকানো সম্ভব না হলে পরিবারের সবাইকে আগে থেকেই জানিয়ে রাখুন, যাতে সেই সময় সেখানে কেউ না যায় বা আওয়াজ না করে। শিশু ও পোষা প্রাণীদেরও তখন কাছে রাখবেন না।
* সভা চলাকালে ই–মেইল চেক করা বা অন্য কাজ করা থেকে বিরত থাকতে হবে।
* অডিও কলে সভা হলেও এমন পোশাক পরবেন না, যা আপনি সহকর্মীর সামনে পরতে অস্বস্তি বোধ করেন, আয়েশি ভঙ্গিতেও থাকবেন না। কারণ, আনুষ্ঠানিক ভঙ্গি মানসিকভাবে আপনাকে একটা ভিত্তি বা উৎসাহ দেবে। তা ছাড়া হঠাৎ ভিডিও চালু (অন) করার প্রয়োজনও হতে পারে।
* ক্যামেরায় আপনাকে ছাড়া এমন কিছু যাতে দেখা না যায়, যা দৃষ্টিকটু হতে পারে বা অন্যদের মনোযোগ হারানোর কারণ হতে পারে।
